Bien que le nombre de personnes vaccinées contre la COVID-19 soit considérable, la situation est encore très instable, ce qui rend la tâche difficile aux entreprises et gestionnaires des installations qui souhaitent planifier leurs activités. Toutefois, si vous prévoyez un retour complet de vos employés dans vos installations, vous devriez revoir vos plans de préparation et de réponse aux urgences en matière de gestion des installations. Si vous ne disposez pas d’un tel plan, il est temps d’en préparer un. Au bout du compte, le propriétaire de l’immeuble et l’équipe de gestion des installations doivent assurer l’exploitation sécuritaire de l’immeuble.
En raison des pratiques et des protocoles en santé et en sécurité mis en place durant la pandémie, il faut s’attendre à ce que les autorités mettent à jour les codes du bâtiment et les pratiques afin d’y intégrer les plus récentes et plus efficaces façons de faire en matière de santé, de ventilation et de sécurité. Ceci, en plus des engagements pris par le gouvernement pour lutter contre les changements climatiques en faisant en sorte que les immeubles soient plus efficaces sur le plan énergétique, signifie que votre équipe de gestion d’immeuble ou de gestion des installations devra se tenir au fait des plus récentes réformes et nouvelles façons de faire. Si vous réussissez, vous épargnerez de l’argent, réduirez les risques, demeurerez productifs, fournirez un environnement sécuritaire et augmenterez la valeur de votre actif.
Songez à aller au-delà des exigences et à dépasser les normes du code à respecter afin d’ajouter de la valeur à l’exploitation de votre immeuble. Le refus de comprendre les codes et de s’y conformer peut avoir des conséquences désastreuses sur toute installation ou propriété. Par conséquent, les gestionnaires de votre entreprise et ses entreprises de services aux installations doivent savoir anticiper et faire preuve d’agilité.
Voici quatre secteurs clés auxquels vous devez porter attention afin de vous assurer que vos plans de conformité sont constamment à jour :
1. Aspects législatifs et réglementaires
Si se tenir au courant des modifications législatives et réglementaires peut vous sembler une lourde tâche, sachez que cela sera payant à long terme. Une foule de secteurs de l’industrie des immeubles et des installations, comme les systèmes de contrôle automatique de bâtiments, les systèmes CVCA, la sécurité incendie et les systèmes de gestion de l’énergie, sont surtout régis par des normes et des codes nord-américains. Qu’il s’agisse de normes internationales, régionales, municipales ou propres à l’industrie, les efforts déployés par les organismes de réglementation afin de rendre les immeubles plus efficaces et plus durables peuvent contribuer à réduire les coûts du cycle de vie et à augmenter la valeur des propriétés. Les gestionnaires d’installations et les propriétaires doivent absolument se tenir au courant des modifications apportées aux normes et aux codes du bâtiment régionaux et locaux. Il est également important de tirer parti de l’expertise des entreprises de services aux installations qui peuvent offrir leur point de vue sur les modifications et faire en sorte que les projets, rénovations et mises à niveau entrepris soient conformes aux plus récentes exigences.
2. Aspects opérationnels et financiers
En plus du code du bâtiment, vous devez également suivre sur l’évolution des normes opérationnelles et financières à respecter. Vos politiques en matière d’approvisionnement, de gestion des fournisseurs, d’information financière et de comptabilité, de sécurité de l’information et de gouvernance des données ainsi que de santé et de sécurité sont-elles conformes aux plus récentes règles et pratiques exemplaires? Bien des entreprises ont dû relever des défis, subi des atteintes à leur réputation, reçu des sanctions et ont été l’objet de menaces opérationnelles en raison de politiques et procédures laxistes ou inexistantes. Il s’agit d’un risque inutile qui peut vous coûter cher. Voici une autre occasion d’échanger avec vos partenaires afin de réduire les risques et de partager les bénéfices en respectant et en dépassant les normes tout en atteignant vos objectifs commerciaux.
3. Aspects contractuels
De plus, il ne faut pas perdre de vue vos ententes-cadres de services, vos contrats de travail et contrats avec des tiers ainsi que vos ententes de tarification. Une violation de contrat est un risque financier et juridique qui même dans le cas d’une infraction mineure pourrait avoir de graves conséquences. Si un fournisseur de services aux installations n’entretenait pas les systèmes de votre immeuble comme le prévoit votre entente-cadre de services, la panne qui en résulterait pourrait entraîner la suspension de vos activités. Les risques physiques sont évidemment préoccupants, mais les entreprises pourraient aussi être exposées à des risques financiers, de réputation ou contractuels encore plus importants.
Les gestionnaires des installations doivent aussi se conformer aux lois sur la non-discrimination, à d’autres règles sur les ressources humaines et aux politiques de l’entreprise, non seulement dans le cadre de leurs activités, mais aussi avec leurs sous-traitants. Vous ne voulez pas être la cible d’une poursuite en raison des mauvais agissements d’un sous-traitant ou de son incapacité à respecter une nouvelle norme. Veillez à ce que vos ententes avec des sous-traitants établissent clairement qu’ils sont responsables de respecter les normes afin de protéger vos installations de tout dommage potentiel.
4. Aspects éthiques
Pour terminer, évitez les atteintes à votre réputation et les conséquences négatives coûteuses liées à un comportement illégal ou contraire à l’éthique. Tous les responsables de la gestion des installations et leurs fournisseurs de services doivent adopter en tout temps et sous toutes circonstances une conduite éthique. Veillez à ce que les normes et pratiques de votre entreprise soient ouvertes, transparentes, protègent la vie privée et la sécurité des données, fassent barrage à la corruption, mettent en application les contrôles financiers et encouragent un comportement éthique.
Si vous demeurez alerte et vigilant relativement à ces quatre secteurs de conformité, vous serez en mesure de protéger vos installations et vos activités, d’économiser de l’argent et d’augmenter la valeur de vos actifs.
Chez Black & McDonald, nos experts des services aux installations sont à votre disposition pour vous aider à atteindre les objectifs que vous visez pour vos installations et à vous conformer aux plus récentes versions des divers codes. Nous pouvons vous aider à cibler les occasions immédiates d’améliorer vos activités et à déterminer quelles solutions sur mesure vous permettront de répondre aux exigences liées à vos installations et à votre portefeuille de propriétés.