De nombreux cadres supérieurs perçoivent à tort la gestion des installations comme une fonction de soutien comportant une valeur stratégique minimale. En conséquence, les gestionnaires d’installations sont souvent tenus à l’écart du processus de planification stratégique mené par la haute direction, et n’ont guère l’occasion de se conformer à la stratégie commerciale de base. Cette façon de procéder assez archaïque fait perdre aux dirigeants une occasion précieuse de tirer parti des économies de coûts et des données opérationnelles permettant d’améliorer l’efficacité que les gestionnaires d’installations engagés peuvent fournir.
Les entreprises innovantes devraient se préparer à l’après-pandémie et opter pour un lieu de travail plus inclusif et progressif centré sur les employés. La bonne nouvelle est que les gestionnaires d’installations disposent de plus d’outils que jamais pour s’associer aux chefs d’entreprise afin d’améliorer la productivité et, plus important encore, de préserver la rentabilité.
Les gestionnaires d’installations détiennent la clé pour libérer la valeur commerciale sur le plan de l’exploitation. Alors, peu importe ce que vous devez faire, faites-les participer, organisez une journée d’atelier ou invitez-les à une table ronde de planification stratégique. Voici quatre façons d’aider les gestionnaires de vos installations et les fournisseurs de services à participer à votre prochaine réunion de planification stratégique :
Commencer par les objectifs et la connaissance de la situation
La première étape consiste à comprendre l’environnement existant. Tout d’abord, passez en revue vos objectifs d’entreprise et la façon dont vos installations contribuent à les atteindre.
Disposez-vous de ressources suffisantes (p. ex., temps, argent, personnes, adhésion des parties prenantes) pour apporter les changements que vous proposez? L’échéancier est-il adéquat? Connaissez-vous suffisamment l’environnement pour vous assurer d’atteindre votre objectif?
Par exemple, si la direction de votre installation cherche à augmenter le nombre d’employés ou le taux d’occupation, pensez-vous que l’espace existant est suffisant pour accueillir les nouveaux employés?
Quels sont les changements et les mises à niveau nécessaires pour permettre à vos employés d’atteindre ces objectifs? Toutes ces questions nécessitent une contribution opérationnelle de l’équipe de l’installation pour obtenir des réponses adéquates. Ainsi, la réussite totale d’une telle entreprise est presque impossible sans la participation des équipes de planification des installations et de l’espace.
Analyser et évaluer votre stratégie
La deuxième étape consiste à planifier le scénario et les aménagements. Effectuez une analyse des forces, des faiblesses, des possibilités et des menaces (FFPM). Ensuite, rassemblez tout le monde afin de réfléchir à des idées pour améliorer l’installation. C’est le bon moment pour mettre à contribution vos principaux fournisseurs si ce n’est déjà fait.
Il existe de nombreux outils et techniques pour optimiser l’exploitation. La méthode des 5 S est une approche japonaise populaire qui vise un contrôle visuel et une production optimisée. En utilisant Seiri (éliminer), Seiton (ranger), Seiso (nettoyer), Seiketsu (standardiser) Shitsuke (respecter), ces programmes peuvent améliorer la sécurité, optimiser l’utilisation de l’équipement, réduire les coûts, augmenter la productivité, rehausser le moral et améliorer la perception des espaces de travail pour les clients, les fournisseurs, les employés et les gestionnaires. Un établissement de santé aux États-Unis a mené un programme en utilisant la méthode des 5 S et a augmenté le nombre d’inscriptions à Medicaid de 45 %, augmentant les revenus de 1 million de dollars par an et réduisant la durée du cycle de 62 à 11 jours.
Élaborer et présenter un nouveau plan stratégique
C’est là où le bât blesse. C’est l’étape qui permet de faire accepter le concept selon lequel les installations sont des actifs stratégiques auxquels les gestionnaires d’installations doivent accorder une attention constante, et les décisions prises à cet égard ont des répercussions sur la rentabilité, le personnel, la culture et la durabilité globale.
Au fur et à mesure que les dirigeants adhèrent à votre vision, vous commencerez à influencer les discussions plus générales sur la stratégie d’entreprise.
West Bend Mutual Insurance a mis en œuvre un plan d’amélioration de la productivité en améliorant le confort des bureaux et la qualité de l’environnement. Une méthode consistait à proposer des contrôles CVC et environnementaux à chaque poste de travail individuel. Après 18 mois, les plaintes concernant la chaleur et le froid ont disparu, la productivité a augmenté de 16 %, la consommation d’énergie a chuté et les coûts des services publics ont chuté. Quelques changements modestes ont produit des résultats tangibles.
Mettre en œuvre le plan et répéter
La dernière étape consiste à exécuter, répéter et apprendre.
Demandez à l’équipe chargée de vos installations, y compris à vos principaux fournisseurs, de présenter la stratégie adoptée pour que vos installations répondent aux objectifs actuels de l’entreprise, et invitez-les à formuler des recommandations nouvelles et innovantes pour améliorer l’exploitation à court, moyen et long terme.
Au fur et à mesure que vous atteignez le point final de la révision du plan, de nouveaux objectifs émergeront; il vous faudra les aligner sur les objectifs plus ambitieux de l’entreprise.
Lorsque vous atteindrez la dernière étape de la révision du plan, de nouveaux objectifs apparaîtront et seront harmonisés avec les objectifs généraux de l’entreprise.
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Black & McDonald est un fournisseur de services aux installations intégré et multidisciplinaire, ayant à son actif la gestion de nombreuses installations des secteurs public et privé. Nos experts aident à cerner les possibilités d’amélioration des installations et à élaborer des solutions sur mesure