Avant même que la pandémie de COVID-19 ne frappe au premier trimestre de 2020, le rôle des bureaux virtuels dans la gestion des installations faisait l’objet d’un débat animé. Le travail virtuel était défini par des tâches effectuées en dehors de l’espace de travail physique traditionnel. Cette définition s’est élargie pour englober les télétravailleurs à domicile, les travailleurs en dehors des heures normales, les techniciens sur la route, les partenaires de service hors site et même les employés externalisés.
Cette tendance s’est accélérée et va se maintenir malgré la reprise des activités économiques. Les services de gestion et d’exploitation des installations sont appelés à évoluer pour rester productifs et rentables. Les clients et leurs sociétés de services aux installations devront trouver la meilleure façon d’y répondre. Par exemple, quelle est la meilleure façon d’assurer un fonctionnement efficace des installations dans le cadre d’un lieu de travail virtuel?
La réponse consiste à garantir que les responsables chargés des services aux installations privilégient quatre concepts clés à l’étape de la conception et dans la pratique, à savoir la stratégie, la communication, la productivité et l’équilibre.
Mettre l’accent sur les priorités stratégiques
Au cours de la crise unique que nous avons traversé, de nombreuses organisations se sont détournées de leurs priorités stratégiques pour s’attaquer aux problèmes de santé, de sécurité et de productivité engendrés par la pandémie. Il est maintenant temps de se recentrer sur les priorités de l’entreprise ou de s’adapter aux nouvelles circonstances. Un modèle de travail à distance ou hybride intégrant un lieu de travail virtuel fera probablement partie de la voie à suivre. Les dirigeants devront agir maintenant pour aider leurs employés et leur organisation à faire la transition, ou risquer un ralentissement, voire la perte de personnel. Que ce soit une clinique de soins de santé, une plaque tournante du transport ou une centrale électrique, vous devez créer un environnement de travail dans lequel vos professionnels continuent à adhérer à votre vision et à votre mission, qu’ils soient sur place, hors site ou en télétravail.
Assurer une communication fréquente, transparente et cohérente
Le travail virtuel peut isoler les membres de votre équipe. Pour pallier ce problème, les dirigeants et les organisations qui réussissent communiquent fréquemment, de manière transparente et cohérente. Lorsque votre équipe est dispersée, vous avez besoin d’outils et d’une infrastructure numériques pour permettre des interactions quotidiennes ou hebdomadaires. Pendant la pandémie de COVID-19, les membres de nombreuses organisations ont souvent été contactés par les dirigeants, qui ont pris le temps d’expliquer les répercussions sur l’entreprise, la prise de décision, les commentaires du conseil d’administration ainsi que leur position. Un rapport récent du MIT Sloan Management Review indique que l’utilisation de webinaires et de mises à jour vidéo est plus efficace que de simples courriels. La même enquête a également révélé que le principal obstacle à une communication efficace était les messages contradictoires provenant de l’organisation. Le fonctionnement de votre installation doit être cohérent, peu importe la fonction et la position dans l’organisation. Qu’il s’agisse des ressources humaines, des finances, de la technologie, du droit ou des opérations, et du chef de la direction au responsable de première ligne, les messages doivent être cohérents.
Rester productif et engagé
Les entreprises doivent utiliser la technologie pour améliorer l’infrastructure physique et fournir des solutions et des services optimaux à utiliser dans le nouvel environnement de travail pour maintenir les équipes productives et engagées. La pandémie a mis en évidence certains des avantages liés aux gains de productivité des tâches, mais elle a également entraîné un sentiment d’isolement chez six travailleurs sur dix, une baisse de la productivité collaborative et un manque de connexion qui se traduit par une diminution des récompenses perçues et des possibilités de promotion professionnelle. Pour rester productif et engagé, il faut repenser les choses. Que ce soit des postes de travail ergonomiques, des outils de collaboration tels que Microsoft Teams ou Zoom, ou d’autres services et commodités destinés aux employés, tout doit permettre de créer des environnements de travail optimaux pour les travailleurs sur place, hors site et en télétravail. Pour que l’exploitation des installations reste fluide, il est important d’intégrer les environnements de travail physique et numérique, et de signaler activement au personnel et aux sociétés de services d’installations qu’ils font partie intégrante de la réussite de l’organisation.
Mettre en place une politique de conciliation travail-vie personnelle adaptée
Les lieux de travail virtuels ont créé un autre paradoxe. L’instauration du travail à distance a peut-être redonné du temps aux employés par la diminution des déplacements quotidiens et l’aménagement d’horaires flexibles pour la famille. Mais, pour certains, cela a également brouillé les frontières entre vie personnelle et professionnelle en raison d’une perception de disponibilité 24 h/24 et 7 j/7 pour leur employeur. Des études indiquent que les travailleurs en télétravail enregistrent plus d’heures que leurs homologues travaillant sur place. Le remède pour éviter que vos employés ne s’épuisent consiste à combiner plusieurs mesures : prévoir des horaires flexibles pour les obligations personnelles, adapter la charge de travail aux responsabilités familiales, créer des occasions de renforcer l’esprit d’équipe et l’interaction sociale, bloquer du temps et prendre des jours de congé pour se reposer et se détendre. Ces mesures devraient s’inscrire dans l’objectif visant à maintenir l’équilibre de l’ensemble des travailleurs.
De nombreux dirigeants souhaitent repenser l’infrastructure des environnements de travail pour tirer parti de ce que nous avons appris du mode de travail virtuel pendant la pandémie. Nous pouvons vous donner les bonnes solutions pour assurer un fonctionnement efficace des installations qui tienne compte de votre stratégie, encourage la communication, favorise la productivité et préserve l’équilibre entre travail et vie personnelle chez vos employés.
Black & McDonald est un fournisseur de services aux installations intégré et multidisciplinaire, ayant à son actif l’exploitation et l’entretien de nombreuses installations des secteurs public et privé. Parmi ces installations, mentionnons des bureaux commerciaux, des environnements de soins de santé, des plaques tournantes de transport majeures et aéroports, des installations culturelles, des laboratoires de sciences de la vie, des propriétés de gouvernements municipaux, des établissements d’enseignement, des centres de données, des infrastructures de services publics et de grandes usines de fabrication et de distribution.